Zu viele Möglichkeiten.
Zu wenig Orientierung.
Welches Buchungssystem passt? Welche Zusatztools brauchen Sie wirklich? Und welche Kombination funktioniert auch für Ihren Betrieb?
FÜR HOTELS, GASTHÖFE & FERIENUNTERKÜNFTE
Sie sind Gastgeber.
Wir richten Ihren
digitalen Betrieb ein.
Wir wählen die passenden Systeme aus, setzen sie auf und verbinden sie: von der Buchung und Bezahlung bis zu Zutritt, Reinigung und KI-Gästekommunikation.
Eine Dienstleistung. Ein Ansprechpartner. Ein durchdachter Ablauf.
✓ Auswahl & Einrichtung✓ Vernetzung & Funktionstest✓ Übergabe & Schulung
MEHR ZEIT FÜR DAS WESENTLICHEIhre Gäste.
Ihr Betrieb. Ihr Freiraum.
Ihr Betrieb. Ihr Freiraum.
Die Technik übernimmt Routine.Sie bleiben persönlich.
Passend zu Ihrem Betrieb.
Hotels & BoutiquehotelsGasthöfe & PensionenAirbnbs & FerienwohnungenServiced ApartmentsDIE EIGENTLICHE HERAUSFORDERUNG
Software gibt es genug.
Wer bringt alles zum Laufen?
Zwischen Tagesgeschäft, Anreisen und Personalplanung bleibt wenig Zeit, sich durch Softwareangebote und Schnittstellen zu kämpfen.
Zu viele Möglichkeiten.
Jedes Tool einzeln.
Die Arbeit bleibt bei Ihnen.
Buchungen übertragen, Preise nachführen, Reinigung organisieren und Zugangscodes verschicken: Ohne saubere Verbindungen bleibt vieles Handarbeit.
Eine schöne Website.
Aber kein digitaler Betrieb.
Der Webmaster vor Ort kennt sich mit Websites aus. PMS, Ratenlogik, Channel Manager und digitale Zutritte sind jedoch ein eigenes Fachgebiet.
Sie brauchen jemanden, der das Zusammenspiel versteht.Und die Einrichtung für Sie übernimmt.
UNSERE LÖSUNG: WIR SETZEN ES UM.
Aus einzelnen Systemen
wird Ihr digitaler Betrieb.
Wir begleiten Sie von der Auswahl bis zum funktionierenden Ablauf. Sie bekommen die Einrichtung als Dienstleistung – abgestimmt auf Ihre Unterkunft, Ihr Team und Ihr Budget.
01 / DIE ZENTRALE▦
Das passende PMS.
Sauber eingerichtet.
Wir wählen Ihr Property Management System aus und richten Zimmer, Einheiten, Raten, Buchungsregeln und Nutzerrechte ein. Vorhandene Daten übernehmen wir nach abgestimmtem Umfang.
Systeme und Auswahl im Detail ↗02 / PREISE↗
Preise, die sich der
Nachfrage anpassen.
Wir richten dynamische Preisfindung ein: mit Basispreisen, Preisgrenzen, Saisonregeln und Mindestaufenthalten. Die Verbindung zum Buchungssystem testen wir gemeinsam.
03 / BUCHUNGSPORTALE◎
Dort buchbar,
wo Ihre Gäste suchen.
Wir setzen Ihre Auftritte auf den relevanten Portalen auf und verbinden sie über den passenden Channel Manager. Dazu gehören Inhalte, Zimmerzuordnung, Preise und Verfügbarkeiten.
04 / REINIGUNG✓
Saubere Zimmer.
Klare Zuständigkeiten.
Wir richten Reinigungsplanung, Checklisten, Zimmerstatus und Mängelmeldungen ein. Ihr Team weiss, was wann zu tun ist – mit einem Prozess, der zu Ihren An- und Abreisen passt.
05 / DIREKTBUCHUNGEN▤
Ihre Website.
Direkt mit Buchungsmaske.
Eine Website, die Ihre Unterkunft überzeugend präsentiert und Buchungen ermöglicht. Wir integrieren die passende Buchungsmaske mit verfügbaren Zimmern, Preisen und Buchungsbestätigung.
06 / PAYMENT↔
Direkt gebucht.
Einfach bezahlt.
Wir richten die passende Zahlungslösung für Direktbuchungen ein: inklusive Anzahlungen, Zahlungslinks und abgestimmten Zahlungsregeln. Verfügbare Zahlarten hängen vom Anbieter ab.
*Je nach Zahlungsanbieter und Integration.07 / SCHLIESSEN & ZUTRITT⌘
Ankommen.
Auch ohne Schlüsselübergabe.
Wir planen elektronische Schliess- und Zutrittssysteme und richten deren digitale Anbindung ein. Zeitlich begrenzte Codes oder digitale Schlüssel passen wir an Buchungen und Teamrollen an.
Hardware und Montage stimmen wir mit einem geeigneten Fachbetrieb ab. Die Auswahl richtet sich nach Türen, Bestand und Schnittstellen.08 / KI-GÄSTEKOMMUNIKATION✳
Wiederkehrende Fragen?
Ihre KI hilft mit.
Wir richten KI-Agenten mit dem Wissen über Ihre Unterkunft ein. Sie unterstützen bei häufigen Fragen und Nachrichten rund um den Aufenthalt – per Website, E-Mail oder geeigneter Messaging-Anbindung.
Sie bestimmen, was automatisch beantwortet wird. Unklare Anliegen, Beschwerden und Sonderfälle gehen an Ihr Team.Wir prüfen die verfügbaren Schnittstellen vor der Auswahl. Der konkrete Leistungsumfang sowie Softwarelizenzen, Hardware und laufende Gebühren werden im Angebot getrennt ausgewiesen.
DAS BRAUCHT EIN DIGITALER GASTGEBERBETRIEB
Acht Bausteine. Ein Ablauf.
Stellen Sie sich einen Aufenthalt vor: Ein Gast findet Ihr Zimmer, bucht, bezahlt, reist an und findet ein sauberes Zimmer. Damit das ohne ständige Handarbeit klappt, müssen diese acht Bereiche zusammenspielen. Sie brauchen dafür nicht zwingend acht verschiedene Programme.
01PMS
Reservierungen, Zimmer und Gästedaten an einem Ort.
Mehr erfahren ↗02PreiseZimmerpreise passend zu Nachfrage und Saison.
Mehr erfahren ↗03PortaleFreie Zimmer auf den passenden Buchungsseiten anbieten.
Mehr erfahren ↗04ReinigungAufgaben, Zimmerstatus und Qualität für das Team planen.
Mehr erfahren ↗05WebsiteGäste buchen direkt bei Ihnen.
Mehr erfahren ↗06BezahlungZahlungen sicher und passend zum Buchungsablauf abwickeln.
Mehr erfahren ↗07ZutrittGäste und Mitarbeitende erhalten den richtigen Zugang.
Mehr erfahren ↗08Gäste-KommunikationInformationen und häufige Fragen teilweise automatisch beantworten.
Mehr erfahren ↗Zum Beispiel: Nach einer Buchung wird das Zimmer in den Portalen gesperrt, die Zahlung zugeordnet, die Reinigung eingeplant und die Anreiseinformation zum richtigen Zeitpunkt versendet. Genau dieses Zusammenspiel richten wir für Sie ein.
JEDE LEISTUNG KONKRET ERKLÄRT
Was wir für Sie einrichten.
Hier sehen Sie, welche Aufgabe jeder Baustein übernimmt, was wir dabei tun und welche Anbieter infrage kommen.
01 / 08
Das PMS: Ihr zentrales Buchungssystem
Das Property Management System – kurz PMS – ist die digitale Rezeption. Hier sehen Sie, wer wann anreist, welches Zimmer gebucht wurde, was bezahlt ist und welche Einheit noch frei ist. Es bildet die Grundlage für alle weiteren Verbindungen.
Das richten wir ein
- Welche Zimmer oder Apartments gibt es, und wie können sie gebucht werden?
- Welche Tarife, Stornoregeln, Zusatzleistungen und Nutzerrechte gelten?
- Welche bestehenden Gästedaten und Reservierungen müssen übernommen werden?
Im Alltag: Ein Gasthof sieht am Morgen alle heutigen Anreisen auf einen Blick; eine Ferienwohnungsverwaltung sieht alle Einheiten in einem Kalender.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Für Hotels und Gasthöfe
Für Ferienwohnungen und Apartment-Portfolios
Bei Hotels prüfen wir insbesondere Zimmer- und Ratenlogik, Gästeverwaltung und Anbindungen. Bei Apartments zählen zusätzlich die Verwaltung mehrerer Objekte, automatisierte Nachrichten und Reinigungsabläufe. Die Auswahl erfolgt nach Ihrem Betrieb und den tatsächlich verfügbaren Schnittstellen.
02 / 08
Dynamische Preise: nicht jeden Tag von Hand rechnen
Ein Zimmer hat nicht jeden Dienstag und Samstag denselben Marktwert. Preissoftware schlägt anhand von Nachfrage, Buchungslage, Saison und Ihren Regeln passende Preise vor oder überträgt diese automatisiert. Sie behalten Mindest- und Höchstpreise in der Hand.
Das richten wir ein
- Preisgrenzen und Saisonregeln gemeinsam festlegen.
- Zimmerkategorien und Mindestaufenthalte richtig zuordnen.
- Datenfluss vom Preisprogramm über PMS und Buchungskanäle testen.
Im Alltag: Ist ein Wochenende fast ausgebucht, kann der Preis steigen. Für ruhige Tage lässt sich frühzeitig gegensteuern.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Welche Lösung passt, hängt stark davon ab, ob Sie eher Ferienwohnungen, ein einzelnes Hotel oder einen komplexeren Hotelbetrieb führen.
03 / 08
Buchungsportale: überall verfügbar, ohne Doppelbuchung
Portale bringen Reichweite. Ein Channel Manager überträgt Ihre Verfügbarkeit und Preise zwischen dem Buchungssystem und den passenden Portalen. Wird ein Zimmer gebucht, sollen die anderen Kanäle den neuen Bestand erhalten.
Das richten wir ein
- Zimmerkategorien, Belegung und Konditionen je Kanal sauber abbilden.
- Bilder, Beschreibungen, Regeln und Preise für die Portale vorbereiten.
- Testbuchungen sowie Stornierungen und Änderungen durchspielen.
Im Alltag: Ein Zimmer wird auf Booking.com verkauft und steht danach auf den verbundenen anderen Kanälen nicht mehr zur Verfügung.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Welche Portale tatsächlich angeschlossen werden können, hängt von Unterkunftstyp, Portalzulassung und verfügbarer Schnittstelle ab.
04 / 08
Reinigung: jeder weiss, welches Zimmer wann bereit sein muss
Nach jeder Abreise müssen Aufgaben entstehen und die richtigen Personen informiert werden. Eine Housekeeping-Lösung zeigt Reinigung, Kontrolle, Mängel und Zimmerstatus an einem Ort. Für kleine Betriebe genügt manchmal eine schlanke Lösung im bestehenden PMS.
Das richten wir ein
- Reinigungsaufgaben aus An- und Abreisen ableiten.
- Teams, Zeitfenster, Checklisten und Qualitätskontrolle festlegen.
- Mängelmeldungen und die Freigabe «Zimmer bereit» einrichten.
Im Alltag: Die Reinigung sieht morgens auf dem Handy ihre Aufgaben. Die Rezeption erkennt, welche Zimmer bereits freigegeben sind.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Wir prüfen, ob Ihre vorhandene Software das bereits abdeckt, bevor ein weiteres Tool hinzukommt.
05 / 08
Website mit Buchungsmaske: Gäste buchen direkt bei Ihnen
Ihre Website soll Ihre Unterkunft zeigen und den nächsten Schritt einfach machen. Die Buchungsmaske fragt verfügbare Zimmer und Preise aus dem angebundenen System ab; Gäste wählen Daten, Zimmer und Tarif und schliessen die Buchung direkt ab.
Das richten wir ein
- Seiten und Inhalte auf die wichtigsten Gästegruppen ausrichten.
- Buchungsmaske, Zimmerbilder, Preise und Buchungsbedingungen einbinden.
- Den Buchungsweg auf Mobilgeräten testen – vom Suchdatum bis zur Bestätigung.
Im Alltag: Ein Gast entdeckt Ihr Hotel über Google und bucht auf Ihrer Website, ohne Sie erst anrufen zu müssen.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Welche Buchungsmaske sinnvoll ist, ergibt sich aus dem gewählten PMS und dessen verfügbaren Integrationen.
06 / 08
Bezahlung: damit eine Buchung vollständig abgewickelt wird
Beim Direktvertrieb muss geklärt sein, wann der Gast bezahlt, ob eine Karte hinterlegt wird, wie Anzahlungen laufen und was bei einer Stornierung geschieht. Der Zahlungsanbieter und das PMS müssen dazu passen.
Das richten wir ein
- Zahlungsarten, Anzahlungen und Stornofälle definieren.
- Zahlungsanbieter und Buchungsablauf technisch verbinden.
- Buchung, Zahlung, Beleg und Rückerstattung im Test prüfen.
Im Alltag: Der Gast bezahlt die vereinbarte Anzahlung bei der Buchung; Ihr Team sieht den Zahlungsstatus direkt im Prozess.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Zahlungsarten wie TWINT, Apple Pay oder Google Pay hängen vom Anbieter, Land und der konkreten Integration ab.
07 / 08
Elektronischer Zutritt: die richtige Tür zur richtigen Zeit
Digitale Schlösser oder Zugangssysteme können Gästen einen zeitlich begrenzten Zugang ermöglichen. Auch Reinigung und Wartung bekommen passend geregelte Berechtigungen. Vor der Softwareauswahl prüfen wir Türen, Schliessanlage, Brandschutz und Notfallablauf.
Das richten wir ein
- Passendes Schliesssystem für Zimmer, Haus- und Nebeneingänge auswählen.
- Zugangscodes oder digitale Schlüssel mit Buchungszeiten abstimmen.
- Ersatzweg bei Strom-, Netz- oder Geräteausfall festlegen.
Im Alltag: Ein Gast erhält vor der Anreise einen Code, der nur während seines Aufenthalts gilt.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Hardware, Montage, Türzulassung und Fluchtwege werden mit einem geeigneten Fachbetrieb geklärt.
08 / 08
KI und Gästekommunikation: Antworten dort, wo sie helfen
Viele Nachrichten wiederholen sich: Wann ist Check-in? Wie funktioniert der Zugang? Wo kann ich parkieren? Wir strukturieren das Wissen über Ihre Unterkunft und richten abgestimmte automatische Nachrichten und KI-gestützte Antworten ein.
Das richten wir ein
- Wiederkehrende Fragen, Hausregeln und Anreiseinformationen sammeln.
- Kanäle, Sprache und Freigaben für automatische Antworten festlegen.
- Unklare oder sensible Anfragen an einen Menschen übergeben.
Im Alltag: Ein Gast fragt am Abend nach der Parkmöglichkeit und erhält eine geprüfte Antwort mit den Angaben Ihrer Unterkunft.
Beispiele für relevante Systeme und Anbieter
Die KI unterstützt Ihr Team; sie ersetzt weder persönliche Gastfreundschaft noch eine Kontrolle der Inhalte.
VOM ERSTEN GESPRÄCH BIS ZUM START
Sie müssen kein
Technikprojekt leiten.
Wir machen aus Ihren Anforderungen einen konkreten Plan – und kümmern uns um die Umsetzung.
Betrieb verstehen
Wir besprechen Ihre Unterkunft, bestehende Systeme, Engpässe und Ziele.
Passend planen
Sie erhalten eine Systemempfehlung und ein Angebot mit klarem Leistungsumfang.
Einrichten & testen
Wir konfigurieren und verbinden die Systeme. Die vereinbarten Abläufe werden vor dem Start getestet.
Sicher starten
Wir schulen Ihr Team und übergeben die Einrichtung mit verständlicher Dokumentation.
Weniger manuelle Routine.
Mehr Überblick im Betrieb.
Mehr Zeit für Ihre Gäste.
Lassen Sie uns darüber sprechen ↗GUT ZU WISSEN
Ihre Fragen.
Klare Antworten.
Muss ich alle Systeme neu anschaffen?
Nein. Wir prüfen, was bereits vorhanden ist und sinnvoll weiterverwendet werden kann. Ergänzt oder ersetzt wird, was für den abgestimmten Ablauf nötig ist.
Funktioniert das auch mit wenigen Zimmern oder Apartments?
Ja. Entscheidend sind Ihr Arbeitsaufwand und Ihre Anforderungen. Wir planen eine passende Lösung, damit die Komplexität und die laufenden Kosten im Verhältnis zu Ihrem Betrieb stehen.
Was kostet die Einrichtung?
Das hängt von den vorhandenen Systemen, der Anzahl und Struktur Ihrer Einheiten sowie den gewünschten Verbindungen ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles Angebot. Softwaregebühren und Hardware werden separat ausgewiesen.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Das klären wir nach der Bestandsaufnahme. Bestehende Verträge, Datenübernahme, Portalfreigaben und gegebenenfalls die Montage von Schlössern beeinflussen den Zeitplan. Sie erhalten einen abgestimmten Ablauf vor Projektstart.
Übernimmt die KI die gesamte Gästebetreuung?
Nein. Sie unterstützt bei klar definierten Routinefragen und Nachrichten. Welche Antworten automatisch gesendet werden und wann Ihr Team übernimmt, legen wir gemeinsam fest.
DER ERSTE SCHRITT IST EINFACH
Wie viel einfacher
könnte Ihr Betrieb
laufen?
Erzählen Sie uns von Ihrer Unterkunft und davon, was heute zu viel Zeit kostet. Gemeinsam klären wir, welche Systeme und Abläufe zu Ihnen passen.
- Ihre Ausgangslage verstehen
- Sinnvolle Möglichkeiten besprechen
- Den nächsten Schritt festlegen
gastgebersysteme.ch
Eine Dienstleistung von Agentflow24
Besprechen wir Ihren Betrieb.
Nutzen Sie das Kontaktformular für Ihre Anfrage.
Das Formular wird nicht angezeigt? Hier direkt öffnen ↗